【2024年最新！】導入前に知りたかった…自動精算機導入時に失敗しないための8つのポイント
クリニックの先生とお話している中で、「自動精算機を導入する際はどこを見比べればよいのか？」という質問をいただきます。
実際、自動精算機の種類は多岐に渡り、それぞれの機種で、”できること”と”できないこと”があり、選ぶポイントも様々です。
価格についても、「とにかく安いものが良い」と言って導入してもクリニックが本来やりたかったことができなかった、なんて話も聞きます。
そこで今回は、クリニックが自動精算機を導入する際に気をつけるべきポイントについて解説します。
自動精算機導入に失敗しないための８つのポイント
まず、ポイントを一覧にして記載します。重要度も合わせて５段階で表記しておきます。
（１）導入目的を明確化する（重要度：★★★★★）
（２）レセコンや電子カルテと連動できるかどうか（重要度：★★★★★）
（３）クリニックに設置できるサイズかどうか（重要度：★★★★★）
（４）保守体制について（重要度：★★★★）
（５）初期費用およびランニングコスト（重要度：★★★★）
（６）現金以外の決済方法（重要度：★★★）
（７）患者様にとっての操作性（重要度：★★★）
（８）スタッフにとっての操作性（重要度：★★★）
それぞれ詳細について、一つずつ解説します。
（１）導入目的を明確にする（重要度：★★★★★）
「こんなはずではなかった」「思ったような効果が得られなかった」とならないために、最も重要なポイントと考えております。
自動精算機は、単に「会計を自動化する」機械ですが、それによって『クリニックが得られる価値』としては様々なものが期待できます。
しかし、その求める役割や価値があやふやなまま導入してしまい、「こんなはずでは、、、」となってしまったケースをたまに耳にします。
実際にクリニックの院長先生やスタッフさんからお問い合わせをいただく際に、導入目的をお伺いすると下記のいずれかに当てはまることが多いです。
・スタッフ人員の削減
・スタッフの離職率低下
・スタッフの接遇改善
・患者様の会計待ち時間削減（患者満足度の向上）
・感染症対策
「導入目的が整理できない！」という先生には、下記のような考え方で整理し、③の部分を明確にすることをおすすめします。
① 自動精算機ができること
② 自動精算機から得られる効用
③ ①②の結果クリニックにもたらされる価値
図にすると下記のようになります。
（２）レセコンや電子カルテと連動できるかどうか（重要度：★★★★★）
会計業務を効率化させるために重要なポイントです。
導入している電子カルテやレセコンによって各メーカーの自動精算機との連携可否が分かれます。
連携情報は、公開していないことが多いので、問い合わせの際にまず確認していただくことが重要です。
また連携可否だけでなく、どのような方式で連携するかをチェックしてみてください。
連携方法は主に2つです。
❶ データ連携
… データを直接オンラインで連携する形式
❷ バーコード連携
… バーコードを受付で渡し、それを自動精算機に読み取らせることで会計情報を表示する形式
（バーコードは領収書に印字するパターンが多いです）
「データ連携」と「バーコード連携」のメリット・デメリットなどを比較してみました。
電子カルテ・レセコンとの連携について、詳しくはこちらをご覧ください
（３）クリニックに設置できるサイズかどうか（重要度：★★★★★）
待合室のスペースや患者様の導線を考えてサイズを選ぶことが重要です。
自動精算機のサイズはメーカーによってまちまちです。
導入を決めたものの、
・結局置くスペースが確保できなかった
・設置はできたものの、近くのドアの開閉ができなかった
・設置はできたものの、自動精算機の金銭を取り出すドアが開閉できなかった
といった事例を稀に聞きます。
Clinic KIOSK(クリニックキオスク)は、アップデートのたびに省サイズを実現しています。
高さ1390mm × 横幅460mm × 奥行き295mm と、多くのクリニック様で導入検討が可能なコンパクトなサイズとなっています。
イメージとしては、ウォーターサーバーと同じサイズ感で設置が可能になっています。
自動精算機のサイズについて、詳しくはこちらをご覧ください
（４）保守体制について（重要度：★★★★）
長く、安心して利用し続けるために重要なポイントです。
自動精算機は機械ですので、稀に不具合が発生することがあります。
不具合が出てしまうと、受付で対応する必要があり、会計が止まってしまうリスクがあります。
そのため、不具合が出た際にどのように対応してくれるか？現地対応が可能か？など、確認しましょう。
弊社は、全国対応、専用サポートダイヤル、リモートサポート、必要な場合には現地訪問と手厚いサポートでクリニック様に安心して自動精算機をご利用いただけるような体制をご用意させていただいております。
自動精算機の保守サポートについて、詳しくはこちらをご覧ください
（５）初期費用およびランニングコスト（重要度：★★★★）
高額な買い物であるからこそ、購入メリットや購入方法を検討することも重要なポイントです。
自動精算機には、導入時にかかる費用と、保守費用がかかります。
仮に、初期費用と保守費用を下記のようにして計算します。
・初期費用：400万円
・保守費用：3万円/月
自動精算機は基本減価償却を5年でみます。
そのため、月々にかかる費用を仮に計算すると下記のようになります。
（400万円÷60ヶ月）＋3万円 ≒ 10万円
また、リースでの導入も可能ですので、購入の場合とリースの場合との条件を比較検討してみることも可能です。
自動精算機の導入時には助成金や補助金を活用することもできます。
※授受条件を満たすことや審査通過が必要となります
自動精算機の費用について、詳しくはこちらをご覧ください
（６）現金以外の決済方法（重要度：★★★）
近年増えている「キャッシュレス決済」対応も重要なポイントです。
クリニックでは、多くの患者様が現金で決済されます。
また、高齢者が多い診療科目では、現金決済のみでもそれほど問題はないでしょう。
しかし、近年キャッシュレス決済のニーズが増し、国としてもキャッシュレスの普及を推進しています。
そのため、今後キャッシュレス決済の導入を検討しているようであれば、現金以外の決済手段として使用できる決済手段を確認しましょう。
Clinic KIOSK(クリニックキオスク)は、各種クレジット決済やQRコード決済、電子マネー決済に対応しております。(オプション)
対応可能な電子マネー決済
交通系IC、WAON、QUICPay
対応可能なQRコード決済
AliPay、WeChatPay、銀聯QR、JKOPAY、PayPay、d払い、auPAY、メルペイ、J-CoinPay、楽天ペイ
キャッシュレス決済について、詳しくはこちらをご覧ください
（７）患者様にとっての操作性（重要度：★★★）
患者様の混乱を招かないようにすることも重要なポイントです。
高齢者が多い診療科目の場合、患者様が機械での会計操作に慣れず、混乱してしまうことも考えられます。
患者様目線で扱いやすくなっているかどうかもデモを通して確認してみてください。
（８）スタッフにとっての操作性（重要度：★★★）
一番利用するからこそスタッフ目線の操作性は重要なポイントになります。
スタッフさんにとっても扱いやすい仕様になっているかどうかも重要なポイントです。
エラーが出た際の対応のしやすさ、お金の補充のしやすさなどスタッフさんにとって手間になりやすいのが「お釣りの補充」です。
お釣りが無くなるたび銀行へ両替しに行く…などの手間ができるだけ少なくなることが重要です。
その際にポイントとなるのが、下記の２点です。
①硬貨ごとに何枚ほど自動精算機の中に入れることができるか？
②お金が自動精算機の中で循環しているか？（循環式かどうか？）
特に②の「循環式かどうか」は非常に重要であり、循環式だとお釣りの補充作業がグンと減ります。
そのため、循環式の自動精算機の導入をお勧めします。
Clinic KIOSK、Clinic KIOSK for Desktopともに循環式となっております。お釣りを補充する手間を少なくしたいというご要望がありましたら、ぜひご相談ください。
まとめ
今回は、自動精算機を導入に失敗しないための８つのポイントについて解説しました。
弊社だけでなく各社、クリニック向けの自動精算機開発が進んでおり、自動精算機を導入すれば、ほぼ業務改善が実現されます。
自動精算機導入の際にはぜひ、今回解説した８つのポイントを元にご検討ください。
この記事の執筆者
株式会社新世紀 マーケティング部
川越 雄太
大学卒業後、大手コンサルティング会社にて、医療機関のコンサルティングに従事。その後、医療介護人材紹介会社の経営企画部門を経て、当社へ入社。クリニックや薬局のコンサルティング、ITシステム導入支援のアドバイスを行なっている。