実際の解決事例を4件紹介！クリニック専用自動精算機でよくあるトラブルと解決方法

自動精算機 2023.04.21

スタッフさんの業務軽減を期待して、弊社自動精算機を多くのクリニック様に導入いただいております。自動精算機を導入することでスタッフさんの業務軽減は見込めますが、患者様の動きが変化することで業務内容に変化が生じます。

また、患者様の導線の変更や業務の流れの変更などの変化を嫌がるスタッフさんも一定数いらっしゃいます。そのような背景から、自動精算機の導入に踏み切れないクリニック様もいらっしゃるのではないかと思います。

そこで今回は、スタッフさんの不安解消を目的として自動精算機でよくあるトラブルとその解決方法について解説します。

・【ケース1】自動精算機の操作ができない、操作方法がわからない患者様への対応について
・【ケース2】電気治療機器の電磁波の干渉による動作エラー対応
・【ケース3】支払いをしない患者様がいる？未収金対策
・【ケース4】お釣りが出ない、お金投入口の詰まり問題
・まとめ

【ケース1】自動精算機の操作ができない、操作方法がわからない患者様への対応について

自動精算機での支払いの際に、操作方法に不安を感じる患者様が一定数いらっしゃいます。
70歳代以下の患者様であれば、日常で自動精算機での支払いが増えてきていることもあり、はじめからほとんど問題なく操作できるケースが多いです。
しかし80歳代以上（※）の患者様や、視力の低下、認知機能の低下、四肢に障害をお持ちの患者様などご自身で操作ができないケースがあります。
（※通常２～３回ほど自動精算機を操作していただければ、問題なく操作ができるようになることがほとんどです）

自動精算機の操作ができない・自動精算機の操作方法がわからない患者様への対応としては主に２つの方法が挙げられます。
【患者様への対応方法】
① スタッフさんが操作を手伝う、レジで支払ってもらう
② 操作方法をわかりやすく示すような、ラミネートした用紙やポップを掲示する

①スタッフさんが操作を手伝う、レジで支払ってもらう

先ほど挙げた「視力障害」、「四肢の障害」、「認知機能の低下」などがある患者様の場合、どうしても操作が難しい可能性があります。
その場合は、スタッフさんの補助で支払いサポートをするか、今まで同様のレジでのお支払いをしていただく対応が必要になります。
しかし、ほとんどの患者様の会計業務が削減されるため、その分操作に不安を感じる患者様への手厚いサポートが可能になります。

②操作方法をわかりやすく示すような、ラミネートした用紙やポップを掲示する

急なお休みなどで操作サポートのスタッフさんが足りない場合でも安心です。操作順の通りに操作箇所に番号を振るなどの対応をしているクリニック様もあります。

【ケース2】電気治療機器の電磁波の干渉による動作エラー対応

整形外科のクリニック様ではリハビリ治療の一環として「物理療法機器による治療」を行っているケースがよくあります。
物理療法機器の近くに自動精算機を設置してしまうと、電磁波などの干渉により、自動精算機の機材が正常に作動しないケースがあるようです。
この対策としては、物理療法機器の干渉を受けない場所に自動精算機を設置する必要があります。
物理療法機器の干渉の影響を測定する機械があり、導入の際にチェックすることが可能です。
自動精算機を導入・設置する場所と、リハビリ室の距離が近い場合はこういった点にも注意してチェックしておきましょう。

【ケース3】支払いをしない患者様がいる？未収金対策

次に心配されるトラブルとしては「自動精算機にすることで支払いをせずに帰ってしまう患者様がいるのではないか？」というトラブルです。
こちらのケースを心配される声をよく聞きますが、自動精算機の導入後に未収金が増えたケースはあまりないです。
また対応策としても、レセコンと連携している自動精算機であれば、自動精算機システム内で未収患者様のデータがチェックできるようになっています。未収患者様を簡単に特定することができるため、自動精算機を選ぶ際にはレセコン連携機能を重視することをおすすめします。

【ケース4】お釣りが出ない、お金投入口の詰まり問題

発生頻度はそれほど高くないですが、まれにこのトラブルが発生することがあります。
この原因としては「単純に機械に紙幣が詰まってしまうケース」と、「患者様がお金を投入する際にガムの包み紙やお金以外の紙を誤って投入してしまい詰まってしまうケース」があります（お金投入口が詰まるケースでは、後者の患者様要因のトラブルが多いようです）。
紙幣の詰まりに関しては、自動精算機に使用している機械の品質が重要になります。
確認方法は、自動精算機の導入時に営業担当に「導入実績はどれくらいあるのか？」、「そのうち、紙幣が詰まるエラーがどれくらいの頻度で出るのか？」などの内容をぜひ確認してみてください。
お金以外のものが詰まってしまうケースに関しては、現地サポートによる対応で解決することができます。